자재 관리 시스템
호텔의 자재에는 식품 원료, 소모품, 의류 품목, 엔지니어링 유지 관리 자재 및 보관 중인 저가 소모품이 포함됩니다. 호텔의 자재 관리를 강화하는 것은 운영 비용을 절감하고 호텔의 경제적 이익을 향상시키는 중요한 방법입니다.
1. 자재 관리의 주요 임무:
(1) 호텔 사업 활동의 정상적인 운영을 보장하고 경영 수준 향상 및 사업 운영 발전을 촉진합니다.
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(2) 호텔 서비스 품질 보장을 전제로 합리적인 조달과 자재의 합리적인 사용을 잘 수행하고 창고 관리를 강화하며 허점을 보완하고 비용을 절감합니다.
2. 자재 관리의 기본 방침:
공급에는 계획이 있고, 계획에는 근거가 있으며, 비축과 소비에는 할당량이 있고, 관리에는 시스템이 있으며, A, B는 , C 분류 관리 방법을 구현합니다. 합리적인 비축, 계획에 따른 구매, 할당량에 따른 공급, 부진하고 재고가 많은 자재에 적극적으로 처리, 자재 비축을 줄이고 자본 회전을 가속화합니다.
3. 중요한 회계 방법:
(1) 가격 책정 원칙. 배송된 자재의 가격은 일반적으로 가중 평균 방법을 사용하여 결정됩니다. 한번 결정되면 임의로 변경할 수 없습니다.
(2) 입고되는 자재는 종류와 사양에 따라 세부적으로 회계 처리되므로 수량은 매일 정산되고 잔액은 10일마다 정산됩니다. 창고에 보관되지 않은 자재는 "모순" 회계 방식을 채택합니다.
창고 직원은 적시에 회계를 관리하고 수령 부서에 따라 발행된 자료를 배포 및 요약해야 하며, 보고서는 2부 작성되어야 합니다. 계좌 명세서가 정확한 것으로 확인되면 한 부는 보관되고 다른 한 부는 보관됩니다. 창고 영수증, 피킹 목록 등의 사본을 재무 및 회계 부서에 첨부하십시오.
(3) 재무회계부는 창고회계업무와 상품창고회계업무에 대한 지도를 강화하고, 회계상의 어려운 문제를 적시에 해결하며, 창고회계에 대한 월별 감사를 실시하여 자재회계가 원활히 이루어지도록 해야 한다. 완전하고 정확하며 시기적절합니다.
4. 자재 관리 계획:
(1) 자재 조달 계획은 자재 공급 조직의 주요 기초입니다. 자재 조달 계획은 다음 사항에 따라 호텔의 요구 사항을 기반으로 해야 합니다. 시장 상황 파악을 전제로 사용자 부서의 합리적인 요구 사항을 충분히 고려하여 종합적인 사업 계획, 자재 소비 할당량, 자재 보유 할당량 및 주문 계약을 준비합니다.
(2) 자재 조달 계획은 연간 계획, 분기별 계획, 월별 계획으로 구분됩니다. 연간계획은 연간 자재공급 업무를 지도하는 주요 근거이다. 분기별 계획은 분기별 자재 조달 및 공급 업무 방향을 명확히 하기 위한 연간 계획을 분해한 계획이다. 월별 계획은 구체적인 실시 및 조정 계획이다. 자재 조달 업무를 위해 예산에 따라 계획이 준비됩니다. 관리 시스템 요구 사항이 준비됩니다.
(3) 계획되지 않은 긴급하게 필요한 물품의 조달은 구매 규모에 따라 추가 계획 및 구독 한도를 추가하여 해결됩니다. 추가 계획은 언제든지 선언되어야 합니다.
(4) 자재 조달 계획에는 "제품명", "사양", "단위", "재고 종료", "월간 소비 또는 예비 할당량", "구매 계획 수량", "품목"을 명시해야 합니다. 예를 들어 "예상 단가", "예상 조달 자금" 등이 있습니다. 조달계획은 3부로 작성되어 재무이사와 총괄책임자의 승인을 거쳐 1부는 재무회계부서에 보관되고, 1부는 감사실로, 1부는 구매부서로 발송됩니다. 구매를 정리합니다.
5. 자재 관리의 기본 작업:
(1) 자재 소비 할당량: 자재 소비 할당량은 자재 조달 계획을 준비하는 중요한 기반이자 자재 실행을 위한 기본 조건입니다. 조달 계획은 합리적이고 진보된 요구 사항을 충족해야 합니다.
(2) 재료 비축 할당량: 재료 비축 할당량은 재정 및 회계 부서에서 통일적으로 관리됩니다. 재무회계부는 재료소비 할당량에 기초하여 재료소비자금 할당량과 재료비축 자금 할당량을 책정하고 계절에 따라 조정합니다.
(3) 호텔 내 모든 자재는 구매부서에서 구매합니다(쇼핑몰 상품 제외). 구매부서는 시장 상황을 잘 파악하고 '고품질, 저가' 원칙에 따라 3개 업체의 제품을 비교하고, 동일한 조건에서 가장 좋은 제품을 구매해야 한다. 시장 밖에서. 사용 부서에 특별한 기술 요구 사항이 있는 경우 구매를 위해 구매자와 협력할 사람을 보내거나 사용 부서가 직접 구매할 수 있지만 구매 부서는 창고 상환 및 수집 절차를 처리해야 합니다.
(4) 자재 조달을 위해 주문이 필요한 경우 호텔 계약 관리 시스템의 요구 사항에 따라 계약을 체결해야 하며 법정 대리인의 인감 및 계약 날인이 날인되어야 합니다. 양 당사자 또는 법인으로부터 위임장을 받은 대리인의 대리인.
(5) 자재를 구매한 후 구매자는 자재 보관 양식을 작성합니다. 4개 조각으로 구성된 단일 형태로 저장됩니다. 자재를 픽업, 검사하고 보관한 후 취급 담당자가 각각 수령 서명을 하고, 첨부된 송장(지급 통지서 사본)에 구매 부서에서 보관합니다. 창고 관리를 담당하는 비용 및 자산 관리 부서에 제출하여 사무총장에게 확인하고, 계획되지 않은 사항을 재무 이사 및 총지배인에게 보고하여 서명을 받은 후 재무 회계 부서에 지불을 위해 보냅니다. 창고에 보관되며, 그 중 1권(창고사본)은 관리인이 카드 수령, 발급, 입금, 기록을 위해 등록하고, 다른 1권(창고사본)은 회계를 위해 창고관리인에게 등록합니다.
보관되지 않은 재료에 대해서는 영수증 양식을 작성해 주세요. 자재 수령은 3부 형식으로 이루어지며, 납품, 인수 및 수령이 담당자의 서명을 받은 후 1부(부본 사본)는 구매 부서에서 보관하고 다른 1부(지불 통지서 사본)는 송장과 함께 보관합니다. 수령 부서 관리자의 서명을 받은 후 확인을 위해 재무 및 회계 부서로 발송됩니다. 계획되지 않은 항목은 재무 이사 및 총책임자에게 보고하여 서명을 받아야 하며 지불을 위해 재정 및 회계 부서로 보내야 합니다.
(6) 재무 및 회계 부서는 조달 시스템의 구현을 감독하고 재무 규정에 따라 원본 송장, 창고 영수증 및 자재 영수증을 검토합니다. 검토가 올바른 경우 이후에 대금이 지급됩니다. 구매 계획을 작성합니다.
(7) 모든 외주 자재는 보관 또는 사용 전에 검사 및 승인을 받아야 합니다. 부적격 외주 자재는 보관 또는 사용이 허용되지 않습니다. "측정 관리 시스템" 요구 사항을 충족합니다.
(8) 자재 인수 담당자는 아웃소싱 제품의 인수를 담당합니다. 구매 부서는 전체 조달 프로세스에 걸쳐 아웃소싱 제품의 품질을 전적으로 책임집니다.
창고 관리인은 검사를 받지 않았거나 검사에 합격하지 못한 자재의 보관을 거부할 권리가 있습니다.
(9) 자재가 매장에 도착한 후 적시에 검사 및 인수되어야 하며, 검사 시간을 최대한 단축하여 오류 및 품질 문제가 발생할 경우 발견된 경우 재무회계 부서에 적시에 지급 거부를 통지할 수 있으며 구매 부서는 상대방에게 청구를 통지해야 합니다. 신선식품, 위험물, 귀중품은 도착 시 검사를 받아야 합니다.
검사 대상 재료의 종류, 사양, 품질, 수량 및 포장은 첨부된 바우처, 창고 반입 양식 및 영수증 양식과 일치해야 합니다. 포장된 식품 원료에는 제조업체 이름이 표시되어야 합니다. , 주소, 상표, 생산일자, 유통기한, 품질기준, 포장사양 등
(10) 검사를 통과하지 못한 자재는 적시에 부서 감독자 및 구매 부서에 보고되어야 하며 상황을 적시에 차별화하여 처리해야 합니다.
부적격 상품, 대금 미지급 상품은 반품해야 하며, 대금을 지급한 상품은 공급업체에 손해배상을 청구해야 합니다. 공급계약이 있는 경우 상대방도 책임에 따라 배상해야 합니다. 계약서에 명시된 계약 위반으로 인해.
품질이 떨어졌으나 호텔에서 계속 사용할 수 있는 경우(호텔의 서비스 품질에 영향을 미치지 않는다는 전제 하에), 반품하거나 품질에 따라 가격을 협의해야 합니다.
수량이 부족하거나 파손된 경우 원인을 별도로 파악하여 처리해야 합니다.
A. 공급 단위의 배송이 부족한 경우 구매 부서가 상대방과 협의해야 합니다. 이를 보충하거나 다른 부서에 통보하면 재정 및 회계 부서에서 부족한 부분에 대한 지불금을 삭감합니다.
B. 운송 중 손상되거나 분실된 경우, 보험에 가입된 경우 다. 창고 재고가 정상 범위 내인 경우 호텔 내 물품 부족 및 파손의 경우 손익계산서를 작성하여 승인 후 폐기 처리해야 합니다. 부서 감독관
D. 호텔 직원의 부주의로 인한 부족 및 손해에 대해서는 손익 보고서를 작성해야 하며, 동시에 관련 직원에게 책임을 묻고 거래해야 합니다. 그것으로.
(11) 자재가 검사 및 인수를 통과한 후 관리인은 규정에 따라 창고 목록에 서명 및 작성한 후 창고 등록 절차(구매 계정 등록, 자재 카드, 자재 등록)를 진행합니다. 꼬리표).
(12) 매장 내 모든 종류의 자재를 보관하는 일반 창고는 비용 및 자산 관리 부서에서 통합 관리합니다. 그러나 비즈니스의 실제 필요에 따라 승인을 받습니다. 기획재무부서, 각 사업부서는 2차 창고를 구축할 수 있으며, 이는 일반창고를 중심으로 자체 관리됩니다. 창고 관리인은 자신이 담당하는 자재의 보관, 유지, 감독 및 검사를 책임지고 자재의 수령, 인도, 수령, 반품 및 관리에 관한 규정을 엄격하게 이행하고 직무 책임 제도를 엄격하게 실시합니다.
(13) 창고 관리인은 다양한 유형의 자재 보관 요구 사항을 숙지하고 "두 가지"(직무 및 예약 할당량 보유) 및 "세 가지 현대화"(정리된 창고 환경)를 달성해야 합니다. , 자재 스태킹) 자재 배송 및 수령 시스템화 및 제도화), "3매칭"(계정, 카드, 객체 3매치), "일괄 넘버링 및 포지셔닝"(통일된 번호에 따라 랙과 레이어로 구분, 및 번호가 매겨진 좌석), "5-5 스태킹", "5-5 스태킹", "5-5 스태킹", "5-5 스태킹" "보호 방지"(방화- 증거, 습기 방지, 곰팡이 방지, 도난 방지, 만료 방지 및 열화 방지).
(14) 창고 관리인은 재고 자재의 보관 기간을 이해하고 선입선출 원칙에 따라 배송을 구성하여 부진 및 품질 저하를 방지해야 합니다.
(15) 호텔은 식품 원료 품질 평가팀을 구성했습니다. 평가팀은 경험이 풍부한 요리사, 식품 검사관, 호텔의 창고 관리인으로 구성됩니다. 지정된 시간과 손상 신고가 필요한 식품 원재료는 반드시 식품원료 품질평가팀의 평가를 통과해야 가공이 가능합니다.
(16) 창고는 한 달에 한 번 자체 재고를 조사해야 하며, 냉장 창고는 정기적으로 물기를 비워야 하며, 2층 및 3층 식품 창고는 매일 재고를 조사해야 하며, 비용 및 재산 관리가 필요합니다. 부서는 매월 재고 자재에 대한 무작위 검사 및 감사를 수행해야 하며, 재무 및 회계 부서는 창고의 종합적인 재고를 구성해야 하며, 재고 자재 손실 및 초과 보고서 양식을 작성해야 합니다. 적시에 사유를 설명하고, 승인기관에 따라 차등적으로 처리합니다.
재고 과정에서 발견된 부진하고 재고가 많은 자재는 적시에 보고하고 적극적으로 정리하고 처리해야 합니다.
(17) 호텔의 재산 및 자재가 과잉, 손실, 손상, 노후화 또는 자연재해로 인해 손실된 경우, 그 이유를 즉시 파악하고, 책임을 구분하고, 다양한 상황을 구분해야 하며, 다음 규정을 준수해야 합니다.
A. 할당량 내에서의 정상적인 손실은 당기 관리비에 포함됩니다.
나. 책임사고로 인한 손실은 다음과 같습니다. 책임 정도에 따라 가해자의 손실의 전부 또는 일부를 보상합니다. 상각이 필요한 부분은 소정의 승인권한에 따라 신고, 승인 후 관리비에 포함한다.
다. 천재지변 등으로 인한 특별한 손실은 제출하여야 한다. 규정된 승인권한에 따라 승인을 받은 후 순손실(즉, 보험보상금과 잔존가치를 공제한 순장부가액)을 영업외비용으로 기재합니다.
라. 사고 및 자연재해에 대한 책임은 모두 모회사에 따라 계산되며 호텔 소유자는 관련 규정을 준수해야 합니다.
마. 유동자산에 여유가 있는 경우 그 원인을 규명하고 관리비를 충당해야 하며, 어떠한 부서나 개인도 초과액을 은폐하거나 보고하지 않거나 부족 및 손실을 보전해서는 안 됩니다. , 또는 다른 용도로 사용하세요.
(18) 재료는 재료 요청 목록을 통해 획득해야 합니다.
자재 요청 목록에는 해당 부서 감독자 또는 해당 승인 권한을 가진 기타 직원이 서명해야 하며, 관리인이 자재를 반출하기 전에 절차가 완료되어야 합니다. 수령부서는 자료를 수령할 전담자를 지정해야 한다.
창고 관리인은 자재 출고 시 피킹 리스트에 기재된 상품명, 사양, 수량을 엄격히 준수해야 하며, 실제 배송 건수에 따라 피킹 리스트에 실제 수량을 기재해야 한다. 특별한 경우, 실제 발행 수량은 신청 수량을 초과할 수 없습니다.
단일 유형의 트리플 피킹입니다. 자재를 수령한 후 쿠폰은 수령 부서로 반환되고 창고는 적시에 등록 계정 카드를 보관한 다음 회계를 위해 자재 회계사에게 제출하고 회계 처리를 위해 쿠폰을 재무 회계 부서로 보냅니다.
(19) 오래된 것으로 교체할 품목(도구)은 폐기 양식과 자재 수거 목록을 모두 가지고 있어야 수령할 수 있습니다. 사업상의 사유로 인해 개발로 인해 증액이 필요한 부분은 부서장과 비용자산관리부서장의 서명이 있어야 사용할 수 있습니다.
(20) 자재를 수령한 후 수령 부서에서 일관되지 않은 품질 및 사양으로 인해 자재 반환을 요구하는 경우 빨간색 문자 자재 요청 양식을 작성하고 철회 이유를 설명해야 합니다. 연대 서명 후에 허용됩니다.
배송 과정에서 사양 및 수량에 차이가 있을 경우 적시에 교체해 주셔야 합니다. 창고에서 반품된 자재는 명확하게 재검사되어야 하며, 자격을 갖춘 자재만 창고에 투입될 수 있습니다.
(21) 불필요한 손실을 줄이기 위해 반품된 품목에 대한 관리를 강화해야 합니다. 유통기한이 기재된 생필품과 식품재료는 부진과 적체를 피하기 위해 먼저 발송해야 합니다.
(22) 자본 건설 및 프로젝트에 사용되는 자재는 이 시스템의 요구 사항을 참조하여 관리할 수 있으며 물리적 개체는 분리되어야 하며 장부는 별도로 설정되어야 하며 목적이 명확해야 합니다. 자재 회계 업무의 신뢰성을 보장하기 위해 정의되었습니다.
저가소모품 관리 시스템
저가소모품은 대량, 다양성, 사용기간이 다른 특성을 가지고 있습니다. 따라서 저가의 소모품을 잘 관리하고 사용하는 것도 경영에 있어서 중요한 부분입니다.
1. 최신 규정에 따르면 단가가 2,000위안 미만이고 수명이 짧은 인건재는 저가 소모품에 속합니다.
2. 저가 소모품 분류:
호텔의 구체적인 상황에 따라 호텔의 저가 소모품은 다음과 같은 범주로 나눌 수 있습니다.
대분류 소분류 세부분류
(1) 침구 울 담요
Euck Down Quilt
베개 코어
기타 분류 사양별 하위범주
사양에 따라 세분화
(2) 천 품목 침대보 품목
침대 커버
청소용 수건
음식점용 의류
각종 커튼 커버
품종 및 규격에 따라 작업복 등록
규격에 따라 카테고리 세분화
품종 및 사양에 따라 등록
품종 및 사양에 따라 등록
품종 및 사양에 따라 등록
품종 및 사양에 따라 등록
(3) 식기류 금속류
유리류
도자기류
품종 및 규격이 등록된 주방용품
품종 및 규격에 따른 등록
품종 및 규격에 따른 등록
품종 및 규격에 따른 등록
(4) 도구 측정, 측정 및 계량 도구
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공용 도구
개인 도구
계산 도구 종류 및 사양으로 등록
품종 및 사양으로 등록
등록 종류 및 사양에 따라
(5) 기타 지침 상기 범위에 포함되지 않은 기타 저가 소모품
3. 호텔 주도 하에 저가 소모품 관리 총책임자와 재무 이사는 중앙 집중식 계층 관리와 "누가 누구를 사용하는지" "통제하고 효율성과 결합"하는 접근 방식을 구현합니다.
(1) 원가자산관리부는 저가소모품 전문 관리부서로서 저가소모품의 일상적인 관리를 담당한다.
A. 창고 내 저가 소모품의 보관 및 회계를 담당합니다.
B. 사용 중인 저가 소모품 관리 시스템 구축을 담당합니다.
C. 사용 중인 저가 소모품에 대한 보조 계정을 설정하고 정기적으로 여러 부서에 가서 재고 및 확인을 수행합니다.
(2) 옷방은 침구류, 작업복, 옷감 등 일상적인 관리를 담당한다.
A. 각 이용부서와 총지배인실의 의사결정을 위해 호텔에서 사용하는 침구, 작업복, 원단 등의 대체 스타일과 원단을 제공합니다.
B. 사용한 침구 및 원단을 재활용하여 세탁소에 전달하여 세탁을 하고, 재활용 횟수에 따라 사용 요건에 맞는 침구 및 원단을 공급하는 업무를 담당합니다. 직원 작업복의 세탁, 발송 및 수령을 담당합니다.
다. 사용 중인 침구류, 천류, 작업복 등을 산발적으로 수선하고 소량의 침구류, 천류, 작업복을 생산하는 행위.
D. '자재관리제도' 및 '할당량 관리제도'의 요구사항에 따라 침구류, 의류류는 사용 중 폐기 및 재사용 절차를 처리합니다.
E. 규정에 따라 사용 중인 침구류, 의류류의 수령 및 배송을 등록하고, 사용 중인 침구류, 의류류의 동태를 추적합니다.
(3) 케이터링 부서는 사용 중인 식기 및 식기의 일상적인 관리를 담당합니다.
가. 호텔용품 및 식기류의 연간 소비계획을 준비한다.
B. 사용 중인 식기 및 식기 관리에 대한 책임 시스템을 개발합니다.
C. "자재 관리 시스템" 및 "할당량 관리 시스템"의 요구 사항에 따라 식기류 및 식기류의 폐기 및 인수 절차를 처리하고, 레스토랑별 누락 품목을 신고하는 절차를 처리합니다. 천 아이템.
D. 기획재정부의 승인을 받아 사업부는 2차 창고를 설치하고 사용 및 소비 역학을 이해하기 위해 사용 중인 기구 및 식기에 대한 해당 원장을 설정할 수 있습니다.
(4) 가사부는 각 구역에서 사용되는 저가 소모품의 일상적인 관리를 담당합니다.
A. 객실 내 저가 소모품에 대한 연간 소비 계획을 준비합니다.
B. 사용 중인 저가 소모품 관리에 대한 책임 시스템을 개발합니다.
다. "자재관리제도" 및 "쿼터관리제도"의 요구사항에 따라 각 구역에서 사용하고 있는 저가소모품의 폐기 및 인수 절차를 처리하며, 침구 및 옷감 품목의 결함을 보고합니다.
D. 규정에 따라 저가소모품 사용 및 소비 현황을 파악하기 위해 사용 중인 저가소모품에 대한 2차, 3차 세부계정을 수립합니다.
(5) 엔지니어링 부서는 개인 도구와 공용 도구의 일상적인 관리를 담당합니다.
A. 사용 중인 도구의 원장을 설정하고 사용 중인 도구의 사용 역학을 추적합니다.
B. 새 도구로 교환된 도구에 대한 폐기 평가를 수행하고 새 도구에 대한 승인 절차를 수행합니다.
(6) 각 부서는 해당 부서에서 사용하는 저가 소모품의 관리를 담당합니다.
A. 저가 소모품에 대한 소비 계획을 준비합니다.
B. 사용 중인 저가형 소모품에 대한 자세한 계정을 설정합니다.
다. "자재관리시스템"에 따라 저가소모품 출고, 보관 등 일상관리업무를 처리한다.
4. 저가소모품 폐기서는 사용부서에서 먼저 작성하고, 사용부서의 이사 또는 관리자의 서명을 받은 후 재무이사 및 본부장실에 보고하여 폐기된 품목의 물리적 품목은 부서 승인 후 비용 자산 관리팀에 인계되어야 합니다.
5. 저가 소모품 수령 절차는 자재 관리 시스템에 따라 처리되어야 합니다. 일반적으로 새것으로 교환하는 방법이 구현되며, 픽업하기 전에 폐기 절차를 완료해야 하며, 폐기 양식 및 자재 피킹 목록을 통해 새로운 저가 소모품을 픽업할 수 있습니다. 추가관리 또는 할당량 관리 범위에 해당하는 경우에는 먼저 원가자산관리부 자산관리자의 승인을 받아야 합니다.
6. 저가 소모품 내부 양도:
사용 중인 저가 소모품을 부서 내로 양도하는 경우 관련 부서의 자산 관리 담당자가 처리 책임을 집니다. 이전 등록 절차.
7. 사용 중인 저가 소모품을 부서 간 이관하는 경우, 이관 및 이관 부서의 자산 관리 담당자가 자산 양도 양식을 작성하여 비용 자산 관리 부서의 자산 관리자에게 문의해야 합니다. 이전 등록 절차를 완료합니다.
8. 저가 소모품의 외부 할당은 재무 및 회계 부서에서 처리합니다. 사용 중인 저가 소모품의 외부 할당은 사용자 부서에서 제출하고 재무 부서에 처리를 위탁하기 전에 재무 이사 및 총책임자에게 제출하여 승인을 받아야 합니다. 어떤 사용자 부서도 사용 중인 저가형 소모품을 직접 할당할 권한이 없습니다.
'독점적으로 통제되는 상품' 범위 내에서 저가 소모품의 외부 할당은 재무 이사 및 총책임자에게 보고되어 단계별 승인을 받아야 합니다.
9. 저가소모품의 상각에는 일회성 상각방법이 일률적으로 사용된다.