효율적인 회의 시간 관리 기술

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가이드: 회의는 행정 업무에서 의사 결정 방향을 정하고, 시행을 촉진하고, 브레인 스토밍을 강화하고, 실제 문제를 해결하고, 효율성 수준을 높이는 중요한 수단이자 방법입니다. 이 중요한 관리 도구를 과학적으로 활용하면 회의 자체를 효율적으로 성공시킬 수 있을 뿐만 아니라 회의 의제에 관련된 업무 문제의 효율성을 높일 수 있습니다. 중서방 관리학자들은 회의 효율을 높이는 요인이 많다고 생각하는데, 시간 관리가 중요한 요소 중 하나라고 생각한다. 일정 기교를 익히고 비효율적인 시간을 피하는 것은 회의 효율을 높이는 데 큰 도움이 된다. 효율적인 회의 시간 관리 기술 < /p>

1, 회의 일정 < /p>

관리자는 업무상 각종 회의에 자주 참가해야 하므로 회의 일정을 합리적으로 예약할 필요가 있다. 일정은 회의 개최의 가장 중요한 부분 중 하나이다. < /p>

우선 회의 총량의 조정 < /p>

현대관리학의 아버지 피터? 드루크는 한 기업의 매니저가 25 시간 이상 회의를 하면 병적 조직의 표현이라고 지적했다. 이는 중기층 관리자에게 회의가 차지하는 총 업무 비중이 적어야 한다는 것을 알 수 있다. 회의를 간소화하는 데는 통합 회의 통합, 충분한 사전 회의 커뮤니케이션, 가상 회의 감소, 회의보다 더 좋은 방식 채택 등 여러 가지 방법을 사용할 수 있습니다. < /p>

둘째, 회의 개최 날짜를 잘 파악하는 조정 < /p>

인체 생체 시계의 법칙에 따라 시기별로 정신 상태와 집중도가 다르다. 긴 휴가, 일주일의 시작과 끝에서 회의를 열지 않는 것이 좋으며, 주요 참가자는 출장 당일 또는 귀국 당일 비상회의를 열지 않는 것이 좋습니다. < /p>

캐나다 심리학자 맥길 대학교 교수 더비? 모스코위츠는 일주일 동안의 작업 리듬도를 그린 적이 있다. 그녀의 연구에 따르면, 사람들은 일주일 안에 다른 임무에 종사하는데, 그 효율성은 매우 다를 것이다. 월요일은 배치, 이번 주의 임무 배치, 계획, 목표 설정, 갈등 처리에 적합하지 않다. 따라서 월요일에 정기회의를 예약할 수는 있지만, 센터 그룹의 중요한 사무회의를 배정하는 데는 적합하지 않다. 화요일은 효율이 가장 높아서 심포지엄을 배정하여 업무에서 아먹기 어려운 뼈를 해결할 수 있다. 수요일은 사유가 활발하고 기분이 좋아 전략적 의사결정을 하기에 적합한 고위층이 중요한 회의를 개최하기에 가장 좋은 시기이다. 목요일에 사람들이 가장 융통되어 사상을 교류하고 분쟁을 해결할 수 있게 되어 좌담회 총결산회를 열기에 적합하다. 금요일에 사람들은 모험과 과격함이 쉬우니, 일반적으로 회의를 적게 해야 한다. < /p>

다시 한 번, 회의 유형 조정 파악 < /p>

각종 회의를 중요도에 따라 정렬하고, 상급 단위 조직이 개최하는 긴급 중요 회의는 우선 고려, 예약 시간을 고려해야 한다. 정기 회의는 합리적으로 주기를 배정한다. 임시 회의는 반드시 치밀함을 연마해야 한다. < /p>

마지막으로, 회의 제정 계획의 총괄을 파악한다 < /p>

매년 초 또는 연말에 지정 부서는 상급자의 지시정신과 본 단위의 실제 상황에 따라 본 단위의 각종 회의를 개최할 계획을 제시한다. < /p>

2, 회의 일정 < /p>

(1) 회의 개최 시간을 과학적으로 작성하다. 우선 하루 중 언제 회의를 하는지 알아야 한다. 일반적으로 오전에 사람들은 기분이 상쾌하고 주의력이 집중하여 회의에 적합하다. 시간이 지남에 따라 일의 정력이 소모됨에 따라 오후의 인내심과 집중성이 점차 사라지고, 빠른 결론을 내야 하는 회의는 오후로 안배하는 것이 가장 좋다. 또한 점심을 회의에 통합하는 것도 고려해 볼 수 있다. 점심회의에는 장점과 단점이 있다. * * * 음식을 즐기는 것은 사람들 사이의 감정을 연결하는 한 가지 방법이며, 회의와 점심을 결합하여 사람의 사교성을 강조하고 민주적인 분위기로 가득 찬 회의에서 참석자들에게 다과, 과일 접시를 나눠주면 분위기가 가볍고 화기애한 역할을 할 수 있다. < /p>

둘째, 회의가 열리는' 시점은 출퇴근 전후 30 분 동안 쉽지 않다. 이때 사람들의 주의력도 비교적 산만하기 때문이다. 하버드 시간 관리 이론은 회의 시간을 채택할 수 있다고 주장한다. 제로 효과? 。

사람의 생체시계는 정각에 자신의 휴식 일정을 상기시키고, 회의 개최 시간을 정각 후 10 분에서 15 분 정도의 제로 시간으로 설정함으로써, 정각에 사람들이 본능적으로 다음 일을 하도록 일깨워줌으로써 지각할 확률을 크게 줄였다. < /p>

다시 한 번, 회의 시간을 선택할 때 의사 결정자와 절대 다수의 참가자가 참석할 수 있도록 해야 합니다. 참석자가 시간을 선택할 수 있도록 미리 문의할 수 있다. < /p>

마지막으로 회의 기간 중 자연요소 (예: 날씨, 기온, 장비, 통신 등) 를 고려해 불가항력이 나타난 후 부정적인 요인의 영향을 받아 참석자들이 안심하고 회의를 할 수 없도록 한다. < /p>

(b) 회의 기간을 과학적으로 작성하다. 심리학자에 따르면 성인이 집중할 수 있는 평균 시간은 45 분에서 60 분이며, 이 시간을 초과하면 사람이 가장 쉽게 정신을 분산시키고 90 분이 넘으면 일반적으로 피곤함을 느끼기 때문에 회의를 열 때마다 시간을 잘 잡아야 한다. 만약 회의에 시간이 오래 걸린다면, 회의 도중에 휴식을 계획해야 한다. 회의 유형에 따라 회의 기간이 결정되며, 대형 회의는 일반적으로 2 일을 넘지 않아야 하며, 주제회, 세미나는 약 2 시간 정도 될 수 있으며, 총결회는 보통 약 1 시간 정도 짧고, 정기회의는 짧고 용맹하며, 10 분 정도가 적당하다. < /p>

3, 회의 프로세스 일정 < /p>

생산성을 중시하는 미국과 일본의 일부 대기업에서는 일반적으로 회의 비용을 계산합니다. 회의 비용 =X+2? 3? J? N? T. X 는 회의장 대여료, 서류재료비, 참석자의 교통비, 숙식비, 활동비, 서비스 직원의 임금과 같은 명백한 비용의 합계를 나타낸다. J 대표 참가자 시간당 평균 임금; 3 노동 생산액이 직원 임금보다 훨씬 높다는 것을 나타낸다. 2 는 반복적인 업무와 생산을 중단시킬 것이며 손실은 이에 따라 계산해야 한다는 것을 의미합니다. N 은 회의 참석자 수를 나타내고, t 는 회의 시간 (시간) 을 나타냅니다. 이 공식에 따르면 이번 회의를 개최하기 위해 생산 중단을 초래한 대가를 계산할 수 있다. 회의 시 이 계산 과정과 결과를 회의실 입구에 붙여 회의 효율을 높이도록 참석자에게 일깨워 준다. 회의를 치밀하고 질서 있게 안배하기 위해서는 회의 전, 회의 중, 회의 후에 < /p>

(1) 회의 전. 많은 성공적인 회의가 회의 전에 충분한 준비와 효과적인 의사 소통에 많은 노력을 기울였기 때문에 충분한 준비 시간을 마련할 수 있었습니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 성공명언) 회의 절차를 미리 설정하고, 회의 내용을 평가하는 데 필요한 시간을 평가하고, 회의 시작 시 참석자에게 알립니다. 회의실에서 시계, 알람 시계, 타이머 등을 준비하다. 대형 회의는 5 분 앞당겨 입장해야 한다. < /p>

(2) 회의 중. 1. 회의 순서를 합리적으로 배정하다. 회의 초기에 참석자의 정신 상태가 가장 좋으니, 일반적으로 중요한 의제를 의제 앞에 배치해야 한다. 그러나 회의 전에 참석자들 사이에 논란이 있는 중요한 의제들이 발견되면 참석자들 사이에 화합과 화합을 맺고 응집력을 높여야 할 때 부차적인 의제로 미리 깔아 놓고 충돌을 뒤에 두어 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *. 참가자 연설 시간을 제한하십시오. 에 대해? 마라톤? 식의 발언은 제지해야 하고, 이미 일치된 의견을 얻었다면 제때에 귀납해야 합니까? 박자? , 주제에서 벗어나는 현상이 제때에 채찍질되어야 한다는 것을 발견하고, 침묵이 나타나면 적절한 깨우침을 해야 회의 주제를 명확하고 효율적으로 할 수 있다. (윌리엄 셰익스피어, 햄릿, 침묵명언) 즉시성 회의는 서서 진행할 수 있고, 차를 준비하지 않아서, 어쩔 수 없이 간결하고 간결하게 할 수 밖에 없다. < /p>

(3) 회의 후. 독일 심리학자 에빈호스 연구에서 발견된 유명한 것? 에빈호스 망각곡선? 잊혀진 법칙은 먼저 빠르다가 느리다는 것이다. 특히 48 시간 후에는 75 를 잊는다. 이에 따라 회의 후 회의록을 제때 정리하고 관련 상황을 관련 부서에 피드백하고 서명을 요청해야 한다. 회의의 결의안은 제때에 공고 문서 사이트 등의 형식으로 외부에 발표해야 한다. 일부 중요한 회의가 미참석자들의 관심을 끌 수 있기 때문에, 제때에 정규 채널에서 발표하지 않으면 참가자들은 소문을 탐구하여 와전하고, 바람을 잡고 그림자를 포착하고, 회의 정신과 결의를 곡해하고, 부정적인 정보를 산책하며 불필요한 번거로움을 초래할 수 있다. 마지막으로, 회의 자료의 보관을 제때에 잘 한다.

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4. 회의 통지 일정 < /p>

회의 통지는 회의 개최 정보를 참석자에게 전달하는 수단입니다. 회의 통지의 종류와 방식은 면전 통보, 전화, 팩스 전송, 이메일, QQ 그룹, 우편, 포스터, 방송, 신문, 공고 등 다양하다. 통지 내용에는 회의 시간, 즉 시작 시간, 보고 시간, 종료 시간, 통지 시간 등이 포함되어야 합니다. < /p>

회의 알림 발송 시간을 적절히 선택해야 합니다. 너무 일찍 보내면 잊히기 쉽다. 너무 늦게 보내면 참석자들의 준비가 부족해 회의 효과에 영향을 미친다. 회의 통지 발송은 참석자들이 통지를 받은 후 회의 준비를 침착하게 하고 제시간에 회의 장소에 도착할 수 있도록 해야 한다. < /p>

중요한 회의는 회의 공지가 응답을 받는 시기를 설정해야 합니다. 회의 자료 발행, 회의 사례 수집, 회의 등록 시기를 확정하다. 회의가 열리기 전에 회의 핵심 인원이 회의에 참석했는지 다시 한 번 물어보고 확인해야 한다. 만약 특수한 상황이 발생하면, 회의 기일은 전화로 하나씩 통지하거나 서면으로 등록하여 통지해야 한다. < /p>

요컨대 회의의 시간 기교는 회의 자체의 특성과 사람의 생리, 생활법칙에 의해 결정된다. 이러한 특성과 규칙을 준수하고 정확하게 파악해야만 회의를 효율적으로 성공시켜 생산성을 높일 수 있습니다. < /p >