문서관리 시스템 문서관리 시스템 1. 기능부서 문서관리: 1. 업무 부서의 문서 관리 범위: 회사의 중요한 내부 문서, 회사의 주요 내부 활동 및 사건 기록, 자산 관리 직원 파일 중요한 정보 및 문서 등의 컴퓨터 백업 . 2． 문서 수집 및 구성: 관리 부서는 문서의 통일된 등록, 번호 부여 및 보관, 저장 디렉토리 색인 작성을 담당합니다. 파일 저장은 쉽게 검색할 수 있도록 명확하게 표시되어야 하며 다양한 관련 규정 및 법률의 유효성을 보장해야 합니다. 정부가 공포했습니다. (1) 자산관리 관련 정책 및 규정: 행정부서 백오피스에서는 신문, 잡지, 정부 통신문 등을 매일 편집하여 규정 및 규정 폴더에 배치하고, 변경 사항을 확인하거나 발의하는 업무를 담당합니다. 분기별 Huide/ZY4 .2.3-01 문서의 "중요 정보 목록". (2) 회사 내 주요 내부 활동 및 행사 기록: 주요 행사에는 일반적으로 국가, 지방 및 지방자치단체 지도자의 방문 및 리셉션, 입찰 프로젝트 개발 및 위탁 관리, 대행사 및 기타 사업 개발; 회사 내에서 발생한 국제, 국가, 지방 및 지방자치단체 차원의 중요한 경영 활동 및 중요한 경영 조치에 대한 각종 영예 및 상; 관리부서의 백오피스에서는 매월 말 회사의 주요 내부행사를 편집하는 역할을 담당하며, 관리부서장에게 보고하여 승인을 받은 후 주요행사 폴더로 통합됩니다. : 행정 부서의 백오피스에서는 주로 회사 영업 허가증, 자격증, 명예 증서 등을 수집합니다. (4) 회사 및 부서의 중요한 문서는 주로 다음을 포함합니다. 가. 회사 또는 부서의 이름으로 발행된 문서. B. 품질 시스템 문서. C. 행정 관리 시스템의 편집. D. 회사 회의록. 바. 회사의 명의로 체결된 각종 계약, 합의서, 의향서 등. 사. 업무계획서(연간/반기별 업무계획, 준비계획, 업무활동계획), 요약서(연간 요약서, 활동 요약서 등), 신청서(조달 신청서 제외), 보고 및 각 부서에서 제출하는 관리규정 . (5) 회사의 대외거래에 관한 각종 공문서: 주로 정부부처로부터의 서신, 상급회사로부터의 서신, 관련사업부서로부터의 서신, 외부사업자로부터의 서한 및 회신 등을 포함한다. (6) 인사파일: 관리부는 전사 인사파일의 등록 및 관리를 담당합니다. 파일 내용에는 채용 양식 또는 이력서, 신체검사 양식, 관련 직업 증명서 사본 등이 포함됩니다. 3. 문서 검토 또는 복사: 자산 관리 정책, 규정 및 중요 정보의 검토 또는 복사는 관리 부서에 등록되어야 하며, 다양한 문서의 검토 또는 복사는 관련 기록을 작성하고 관리 부서 관리자의 승인을 받아야 합니다. 보거나 복사할 수 있습니다. 4. 문서 파기 : 문서 관리의 실제 필요에 따라 특정 문서를 파기하려면 "문서 파기 신청서"Huide/BG4.2.3-03을 작성하여 행정 부서 관리자에게 보고하여 승인을 받아야 파기됩니다. 2. 각 부서의 문서 관리: 1. 각 부서의 문서 준비 요건은 xx를 참조하세요. 2. 각 부동산 서비스 센터가 보관해야 하는 정보: (1) 개발자가 제공하는 정보: 가. 재산권 정보 나. 기술정보(도면 포함) 다. 완료 데이터 인계절차 및 체크리스트 등 (2) 부서가 정한 정보 : 가. 부동산정보 나. 소유자정보 다. 임대주택정보 라. 차량정보 마. 장비정보 직원 전자 파일 G. H. 청구정보 명예정보 나. 재산위원회 정보 등 3. 문서 및 자료의 수집 및 정리: 각 부서에서는 문서 및 자료의 수집, 등록, 목록 작성 및 보관을 담당할 전담자를 지정하고 보관 목록 색인을 작성해야 하며 보관 위치를 명확하게 표시하고 적절하게 표시해야 합니다. 유지된. 4. 서류 및 자료의 열람 및 복사 : 각종 서류 및 자료의 열람 및 복사는 필요시 부서장의 승인을 받아 등록하여야 합니다. 5. 문서 파기 : 문서관리의 실제 필요에 따라 특정 문서를 파기하는 경우에는 담당자가 "문서 파기신청서"를 작성하여 부서장에게 제출하여 승인을 받은 후 전담자가 담당하게 됩니다. 그것을 파괴하기 위해.
3. 각종 문서의 변경 요구사항: 문서가 게시 또는 발행된 후 변경이 필요한 경우, 원본 문서의 서명인의 승인을 받아야만 실행이 가능하며, 기존 문서는 즉시 무효화되어야 합니다. 새 문서에는 "이 문서가 우선합니다."라는 문구가 표시되어야 합니다. 4. 각종 서류 발급 요건: 1. 서류 발급은 반드시 서명 절차를 거쳐야 합니다. 2. 회사와 관련된 중요한 정책, 결의사항, 업무계약(합의서), 인사행정제도, 품질시스템 문서 등은 비밀문서이므로 책임자가 직접 휴대하지 않는 한 봉인하여 전달해야 합니다. 3. 문서는 게재 후 1주일 후 보관하는 것을 원칙으로 하며, 내부 관리 문서는 비밀로 유지되어야 하며, 외부인이 이를 촬영하거나 복사하는 것은 금지되어 있습니다. 5. 컴퓨터 및 전자문서 관리 1. 각 부서에서는 부서 내 각종 문서의 컴퓨터 보관 및 관리를 담당할 전담자를 지정하여야 한다. 2. 컴퓨터 문서는 파일 카테고리에 따라 해당 하위 디렉토리를 설정해야 하며, 다양한 유형의 파일을 카테고리별로 저장해야 합니다. 중요 문서(xx 시스템 편집, 품질 시스템 문서, 계약서, 합의서, 중요한 회의록 등)는 암호화되어 백업되어야 합니다. CD나 플로피디스크 등으로 백업한 경우 각 부서 담당자에게 인계하여 관리하시기 바랍니다. 3. 인쇄된 원본 외에 관련 부서와 체결한 계약서, 합의서, 고객이 확인한 문서를 컴퓨터 파일로 보관해야 합니다. 6. 신문 스크랩 관리: 각 부서에서 지정된 직원이 신문 스크랩 및 관리를 담당합니다. 스크랩 자료 선택의 범위는 주로 자산 관리 산업과 관련된 모든 정보에서 비롯됩니다. 경영관리 지식 및 정보 최신 각종 법령 등 신문 스크랩 분류에 따라 브리핑 편집을 담당합니다. 편집 시 XX 신문, 페이지에서 발췌한 내용임을 명시해야 합니다. 7. 음향, 영상제품 관리에 관한 규정 타. 음향, 영상제품의 관리범위: 사진, 음향테이프, 비디오테이프, 비디오테이프. 2. 사진 및 영상 요건 : 회사의 이름으로 진행되는 주요 행사, 교육, 방문 및 점검, 주요 프로젝트의 잔여 사항, 긴급 상황, 회사의 각 부서에서 주최하는 주요 활동 등을 촬영할 책임이 지정된 사람에게 있어야 합니다. . 3. 사진 보관 요건 : 회사가 주관하는 각종 활동의 모든 사진은 보관을 위해 행정 부서에 제출해야 하며, 각 부서에서 촬영한 사진은 지정된 보관 담당자가 지정해야 합니다. 관리부는 수집된 다양한 유형의 사진을 분류하고, 대표 사진을 선택하고, 사진 뒤에 날짜, 장소, 행사 주제를 표시하고, 각 사진과 네거티브의 해당 번호를 등록부에 입력해야 합니다. 4. 오디오 및 비디오 제품에 대한 보관 요구 사항: (1) 모든 오디오 테이프, 비디오 테이프, 비디오 테이프 또는 기타 교육용 오디오 테이프, 비디오 테이프 및 회사가 조직한 다양한 활동을 위한 비디오 테이프는 보관을 위해 관리 부서에 제출해야 합니다. (2) 각 부서에서 주관하는 각종 활동의 녹음테이프, 비디오테이프, 카메라테이프는 지정된 담당자가 보관하여야 한다. (3) 관리부는 수집된 모든 종류의 오디오 테이프, 비디오 테이프, 비디오 테이프에 라벨을 붙여야 합니다. 그리고 일주일 이내에 시청하고 복습할 시간을 정하고, 하이라이트를 선택하여 기록하고 저장하고, 시간, 장소, 활동 주제를 표시합니다. (4) 외부에서 구입한 시청각물은 적시에 목록화하여 보관해야 하며, 관련자에게 통보해야 합니다. 각 부서에서는 비디오테이프 대여에 대한 관리규정을 제정하고 상영시간, 책임자, 수량, 내용 등을 명확히 규정해야 한다. 5. 오디오 및 비디오 제품 대여 요건: 오디오 및 비디오 제품의 대여는 행정 부서 관리자의 승인을 받아야 하며 등록 및 대여 절차를 완료해야 합니다. 6. 오디오 및 비디오 제품의 폐기는 행정 부서 관리자의 승인을 받아야 합니다. 재인쇄할 때 중국 자산 관리 교류 및 학습 포럼/bbs/, 이 게시물 주소:/bbs/에서 가져온 것임을 명시하십시오. viewthread.php?tid=36224