앞서 말씀드린 인사, 연회, 회의, 담화 등 외국인 손님을 접대하는 과정에서 흔히 접하게 되는 예절 절차와 각종 활동은 접대와 직접적으로 연관되어 있습니다. 다른 질문이 있습니다.
초대 방법에 대해. 외국 손님이 방문하면 일반적으로 주최국에서 먼저 초대장을 보냅니다. 이는 예의이자 필요한 절차입니다. 초대는 일반적으로 상황에 따라 이루어져야 하며, 초대받은 사람은 초대 편지를 받은 후 즉시 응답하고 이에 따라 관련 절차를 처리해야 합니다. 초청장에는 환영의 표현 외에도 초대 대상자의 신원, 방문 성격, 방문 날짜 및 시간도 명시되어 있습니다. 때로는 관대하게 초대받은 사람에게 "편리한" 시간에 방문하도록 요청하거나 나중에 "별도 논의"할 시간을 남겨 둘 수도 있습니다.
일부 국가에서는 외국 지도자의 방문 초청에 대해 특정 규정을 마련했습니다. 예를 들어 우리나라에서는 국가원수나 정부원수가 중국을 방문하도록 초청받는 일수는 일반적으로 5일로 제한하고 최장 기간은 7일을 초과할 수 없다고 규정하고 있습니다. 베이징 도착 날짜는 중국 공휴일과 일요일을 피해야 합니다. 항공편이나 기타 사유로 인해 여행을 기피하기 어려운 경우, 중국은 베이징 도착 당일 공식적인 활동을 준비하지 않습니다. 외국인 손님을 맞이하는 데 드는 비용은 방문객의 국제 여행 비용은 방문객 자신이 부담하고, 호스트 국가 영토 도착 후 숙박 및 교통 수단은 호스트가 제공하는 것이 국제적으로 인정되는 관행입니다. 송별회 및 감사회 비용은 방문객 본인이 부담합니다. 그러나 비용 문제는 양측이 협상을 통해 결정할 수도 있습니다. 예를 들어 일부 외국인 손님이 자비로 방문하는 경우 연회 및 리셉션 비용 외에도 모든 숙박 비용과 교통비를 호스트가 부담합니다. 일부 국가에서는 재정적 제약으로 인해 방문 대표단 수를 제한하거나 초청 시 초청할 인원을 명시하고 있으며, 그 인원을 초과하는 경우 경비는 자비로 부담해야 합니다. 1995년 1월 3일 러시아 '이즈베스티아'의 보도에 따르면 외국 대통령이 러시아를 방문하면 러시아는 12~15명 정도의 비용만 지불한다고 한다. 지도자를 방문하는 기업가, 언론인 등은 일반적으로 민간 항공에 관한 상호 합의가 없는 한 특수 비행기 승무원의 비용을 자체 부담해야 합니다.
좋은 리셉션을 제공하기 위해서는 외국인 손님들이 도착하기 전에 충분한 준비가 이루어져야 합니다. 우선, 방문하는 외국손님이나 대표단의 기본적인 상황을 이해하는 것이 필요하다. 예를 들어, 방문하는 외국인 손님의 전체 인원수, 주빈의 배우자 및 기타 사람의 포함 여부, 방문하는 사람의 직위, 성별, 의전 순서 등을 상대방이 미리 제공할 수 있다. 중요한 국빈방문 시 후속인력으로는 공식수행원(또는 대표단)과 직원이 포함되며, 공식수행단 중 일부는 고위공무원이다. 또한 일부 국가 지도자들이 기업가, 언론인, 특수 항공기 승무원과 함께 방문했습니다. 이를 사전에 명확히 이해하여 관련 부서가 그에 따라 준비할 수 있도록 해야 합니다.
외국인 손님들에게 선호하는 식습관이나 종교적 금기사항, 기타 특별한 생활습관 등을 미리 물어볼 수도 있고, 필요하다면 방문객의 혈액형 정보도 물어볼 수도 있다. 손님의 방문 일정을 수립하기 전에 도착 및 출발 날짜와 시간, 교통 및 실시 경로, 방문에 대한 구체적인 희망 사항을 명확하게 이해해야 합니다. 항공기 이착륙의 구체적인 시간은 민간 항공 부서에서 면밀히 통제할 수 있습니다.
방문 일정은 일반적으로 주최국에서 먼저 제안하는 것이 좋습니다. 안건 초안이 작성된 후에는 먼저 상대방에게 주요 내용을 알려 상대방의 의견을 듣고 준비할 수 있도록 하시면 됩니다. 일정의 질은 방문의 성공과 원활한 진행에 큰 의미를 갖습니다. 특히 국가 지도자의 방문에 대해서는 일정을 의정서 사양의 일반적인 요구 사항에 맞게 만들고 사람들이 모든 방문이 동일하다는 느낌을 주지 않도록 해야 합니다. 의제 초안을 작성할 때 일반적인 에티켓 절차를 따르는 것 외에도 다음 요소도 고려해야 합니다. 1. 방문의 목적과 성격 2. 방문자의 희망 사항 3. 호스트의 대상과 내용 방문자와 특별한 관계가 있는 국가 4. 방문자가 이전에 방문했는지 여부, 과거에 어떤 프로젝트를 보았는지, 이번 방문을 더욱 독특하게 만드는 방법 5. 방문자의 연령 및 신체 상태에 따른 활동 제한 6. 대표단의 다른 구성원의 특성 특별한 요청 및 주선으로 인해, 특히 주빈의 부인을 위한 일부 의미 있는 활동이 때때로 별도로 주선될 수 있습니다.
위의 요소들 외에도 주최측 리더의 시간배분이 매우 중요한 요소이므로 사전에 해당 부서에 연락을 하셔야 합니다.
일정은 적당히 빡빡해야 합니다. 활동이 너무 적으면 손님은 호텔에서 할 일이 없으면 소외감을 느낄 수도 있고, 활동이 너무 많으면 손님은 지칠 수도 있습니다. 일정의 균형을 적절하게 유지하는 것은 쉬운 일이 아닙니다. 제한된 시간 내에 게스트가 더 많은 것을 보고 더 많은 사람들과 교류할 수 있도록 하기 위해 일정을 과도하게 설정하고 휴식할 시간을 남기지 않는 경우가 많습니다. 아이젠하워 전 미국 대통령은 여왕의 방미 일정이 바쁜 것에 대해 "그들은 휴식을 취하고 조용히 할 시간을 갖고 싶어하는 것 같다"고 말했다.
일부 대규모 대표단이 방문합니다. 더 나은 결과를 얻기 위해 그룹으로 구성 할 수 있습니다. 일부 부차적인 활동의 경우, 주빈의 피로를 줄이기 위해 대표단의 다른 구성원이 참여하도록 마련될 수 있습니다. 리셉션 표준 수준은 방문객에게 부여된 중요성과 환영의 따뜻함을 반영합니다. 방문객은 종종 리셉션 표준 수준에 민감합니다. 따라서 방문하는 손님에 대한 리셉션 사양을 제대로 파악해야 합니다.
수신 수준은 다양한 측면에서 반영되는 경우가 많습니다. 예를 들어, 연회의 규모, 연회에 참석하는 주최자의 신원, 특정 의례 활동의 성대함, 때로는 숙소 및 교통 수단의 배치까지도 수용 기준의 수준을 반영하는 것으로 간주됩니다. 따라서 같은 등급의 국빈의 경우, 서로를 우대하는 느낌을 주지 않도록 리셉션 사양은 대략 동일해야 합니다. 그리고 정치적으로나 양국 관계 측면에서 특별한 도움이 필요한 특정 국빈에게 '예외적인' 환대를 제공하는 것은 분명한 효과를 가져올 수 있습니다.
리셉션 사양은 여러 측면에서 반영될 수 있지만 특히 리더의 리셉션이 중요합니다. 그를 누가 맞이할 것인지, 대화가 어떻게 흘러갈 것인지 모두 관심의 대상이다. 때로는 개최국의 주요 지도자들이 수도에 있지 않아 손님들이 도시 밖으로 나가 그들을 만나려고 하는 경우도 있습니다. 따라서 리셉션 계획을 수립하고 행사 일정을 계획할 때 리더 인터뷰에 특별한 주의를 기울여야 한다.
국가들은 방문하는 외국 손님, 특히 국빈의 안전에 특별한 관심을 기울이고 있습니다. 일부 국가에서는 중요한 국빈이 방문할 때 특별한 보안 조치를 취합니다. 이는 주최 정부가 자국 영토 내에 머무는 동안 손님의 개인 안전을 보장할 책임이 있기 때문입니다. 일반적인 국제 관행에 따르면, 국빈의 안전과 보호에 대한 책임은 그들이 입국하는 순간부터 주최국의 몫입니다. 현지 정부는 방문 정부와 협력하여 경찰 호송, 현장 통제, 긴밀한 보안, 음식 시식, 교통 안전 및 기타 필요한 모든 기술 및 예방 조치를 포함하여 이들을 보호하기 위한 계획을 신중하게 수립해야 합니다. 또한 컨시어지는 이벤트 일정과 현장 준비를 고려할 때 안전을 고려해야 합니다.
외국인 손님이 방문하는 동안 환대하는 것은 매우 중요합니다. 주거와 교통, 일상생활은 최대한 편안하고 편리하며 안전해야 하며, 음식은 맛있어야 합니다. 손님들이 바쁘고 스트레스가 많은 활동 후에 적절한 휴식을 취할 수 있도록 아름답고 조용한 지역에 있는 숙소를 선택해야 합니다. 국빈 방문에는 일반적으로 국영 호텔과 고급 호텔에 숙박하는 것이 포함됩니다. 이러한 장소는 좋은 시설, 사려 깊고 경험이 풍부한 서비스를 갖추고 있습니다. 일부 국가에서는 예절 기준에 주의를 기울이기 위해 손님이 궁전, 별장 및 기타 장소에 머물도록 준비합니다. 방문국의 국기나 국가원수의 깃발은 국가원수의 관저에 게양되어야 한다. 숙소 배정과 관련하여 비서, 번역가, 측근, 서비스 인력 등의 직원은 주빈과 가까운 방에 거주해야 합니다. 대표단의 고위 관리들을 위한 적절한 준비도 이루어져야 합니다. 부득이한 사정이 없는 한 독신자는 두 명의 독신자가 한 방을 쓰게 하기보다는 별도의 방을 마련해야 합니다. 호스트는 숙소를 준비하고 배정한 후 게스트의 의견을 구할 수 있으며, 호스트가 미리 호스트에게 객실 위치 지도를 제공하고 호스트가 직접 준비하도록 요청할 수도 있습니다.