이메일 아카이빙이란 처리된 이메일을 정리하고 분류하여 향후 빠른 검색 및 관리를 위해 고정된 폴더에 저장하는 것을 말합니다. 사서함 보관을 통해 사용자는 이메일을 더 효과적으로 분류, 구성, 보관 및 백업할 수 있으며 중요한 이메일을 실수로 삭제하거나 잃어버릴 위험을 효과적으로 방지할 수 있습니다.
이메일을 보관하면 많은 이점이 있습니다. 첫째, 받은 편지함을 보다 효과적으로 관리하고 받은 편지함을 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 둘째, 보관된 이메일은 이메일 검색 속도를 높여 사용자가 필요한 정보를 더 쉽게 찾을 수 있도록 해줍니다. 또한 이메일의 저장 시간이 상대적으로 길기 때문에 이메일 내용이 오랫동안 영향을 받지 않으며 이메일 정보 유출 위험도 효과적으로 줄일 수 있습니다.
이메일 보관의 첫 번째 단계는 적절한 보관 방법과 관련 소프트웨어를 선택하는 것입니다. 일반적인 방법에는 수동 보관과 시스템 자동 보관이 있습니다. 둘째, 이메일을 정렬할 때 이메일의 제목, 시간, 보낸 사람 및 기타 정보에 따라 정렬하고 관련 이메일을 폴더에 정리해야 합니다. 마지막으로, 불필요한 이메일을 너무 많이 저장하고 시스템 하드 디스크 공간을 점유하지 않도록 이메일의 중요성을 기반으로 저장 또는 삭제 적시성 규칙을 공식화해야 합니다. 이러한 방식으로 이메일 보관을 효과적으로 수행할 수 있으며 사용자 경험과 작업 효율성을 향상시킬 수 있습니다.