1단계: 모든 사업 단위에서 상품 및 서비스에 대한 필요성 결정
조달 주기는 기업의 모든 사업 단위가 외부 공급업체의 상품/서비스를 요구할 때 시작됩니다. 따라서 조달 프로세스의 첫 번째 단계에서는 기업 내 모든 사업 단위의 요구 사항을 식별하고 통합해야 합니다. 이를 통해 지출 분석을 통해 비용 절감 영역을 식별할 수 있는 지출 영역 및 범주에 대한 가시성을 제공합니다.
2단계: 공급업체 목록 식별 및 평가
사업부에서 필요 사항을 결정한 후 다음 단계는 상품/서비스를 제공할 수 있는 잠재적 공급업체 목록을 식별하는 것입니다. 이 프로세스에는 간단한 웹 검색이나 RFP, RFQ 및 RFI와 같은 보다 구조화된 측정이 포함됩니다.
이 프로세스의 목적은 관련 공급업체를 평가하는 것입니다. 측정 항목에는 가격 책정, 서비스 품질, 업계 평판 및 인지도, 보증 및 보증 조건, 고객 서비스가 포함됩니다.
3단계: 선정된 공급업체와 계약 협상
회사의 요구 사항을 충족하는 공급업체를 선택한 후 계약 프로세스가 시작됩니다. 모든 비즈니스에서 계약 체결은 최대 가치를 창출하고 구매자와 공급업체 간의 협력을 촉진하는 중요한 단계입니다. 이 프로세스에는 가격 구조, 작업 범위, 이용 약관, 배송 시간 등과 같은 주요 요소를 평가하는 작업이 포함됩니다. 상세한 계약 분석 및 협상을 통해 동적 할인을 포함한 추가적인 비용 절감 기회에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
4단계: 구매요청서 제출 및 구매주문서 발행
회사와 공급업체가 계약을 확정한 후 다음 단계는 구매요청서(PR) 제출입니다. PR에는 상품/서비스에 대한 설명, 가격 및 수량, 공급업체 정보 및 승인 프로세스가 포함됩니다.
PR이 승인되면 재무팀은 PO 번호, 결제 조건, 공급업체 정보 및 기타 정보가 기록된 구매 주문서(PO)를 공급업체에 발행합니다.
5단계: 송장 수령 후 결제 프로세스 완료
공급업체는 구매 주문서를 받은 후 요청한 상품/서비스 가격이 명시된 송장을 보냅니다. 기업이 PO를 획득하고 송장을 발행하면 조달팀은 이를 일치시켜 품질과 수량을 보장합니다.
지불은 기업과 공급업체 간에 설정된 지불 조건에 따라 배송 전후에 이루어집니다.
6단계: 요청한 상품/서비스 배송을 받고 검토합니다.
지불 및 계약 조건에 따라 공급업체는 상품/서비스를 제공합니다. 수령 후 회사는 감사를 실시하여 공급업체가 품질 요구 사항을 충족하는지 확인해야 합니다.
7단계: 적절한 송장 기록 유지
배송이 완료된 후 모든 송장을 효율적으로 저장하여 비용을 추적하고 비즈니스 내 다양한 비용 범주를 추적하는 것이 매우 중요합니다.