우편물 시작 부분에 감사를 표하는 것은 일반적으로 상대방의 과거에 대한 감사를 표하는 것이고, 우편물 끝 부분에 감사를 표하는 것은 앞으로의 도움에 감사를 표하는 것이다. 사전에 감사를 표하면 상대방이 행동할 때 더 적극적으로 더 기꺼이 행동할 수 있다.
메일의 시작은 반드시 맨 위에 써야 하고, 상급자에게 메일을 보내는 경우 존칭을 사용해야 한다. 예를 들면 존경하는 왕총이나 직접 왕총과 같은 존칭을 사용하면 된다.
많은 지도자에게 이메일을 보내신다면 사용하십시오. 여러분의 지도자를 존경합니다. 동료에게 메일을 쓰는 경우 이름을 직접 사용할 수 있습니다 (전체 이름을 사용하지 않는 것이 좋습니다. 성 대신 이름을 직접 사용할 수 있습니다). 관계를 좁힐 수 있어 그렇게 무뚝뚝하지 않은 것 같다.
메일 본문 인사말
우선 본문의 시작 부분에는 안부를 사용해야 하고, 상급자에게 메일을 보내는 경우에는 사용해야 합니다. 안녕하세요, 또는 편지를 잘 뵙겠습니다. 동급에게 이메일을 보내는 경우 직접 사용할 수 있습니다: 편지 잘 봐, 안녕 같은 인사.
메시지 본문 내용
메일을 쓰는 우선 순위다. 메일에서 전달해야 할 일을 명확하게 설명해야 한다. 언제, 어떤 사건, 어떻게 해야 하는지 일일이 설명해야 한다. 또 다른 중요한 글은 굵게, 검게, 강조 표시할 수 있다.
메시지 서명
우편물의 마지막에는 반드시 서명이 있어야 한다. 우편물이 비교적 공식적이어야 한다. 서명에는 부서, 이름, 인스턴트 메신저 번호, 유선 번호, 휴대폰 번호, 이메일 주소가 포함되어야 한다.
메시지 참조 정보
우편물에 참조 수신인 칼럼이 있으니, 우편물이 표현하고자 하는 사건과 관련된 사람의 우편함을 모두 기입하여 그들이 이 일을 알게 하고, 또한 당신의 상급 지도자를 베껴서 당신이 하는 일과 일의 진도를 알게 해야 합니다. (데이비드 아셀, Northern Exposure (미국 TV 드라마), 일명언)